OFFRE D’EMPLOI D’ASSISTANT(E) DE DIRECTION

2 septembre 2019 Universal Business

Missions :

    • Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, …).
    • Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
    • Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel …) ou d’évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, …).
    • Peut coordonner une équipe en faisant des rapports précis et concis à son supérieur hiérarchique.

Profil

  • Avoir un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, …) en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistanat de gestion.
  • Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel, technologique, …) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
  • Comprendre, écrire et parler l’Anglais
  • Être disponible et flexible en terme d’emploi du temps,
  • Savoir travailler sous pression, être dynamique et réactif,
  • Pouvoir prendre des initiatives constructives, être autodidacte, et autonome,
  • Avoir le sens de la communication pour de bons rapports professionnels interne à l’entreprise et externes vis-à-vis des partenaires, clients, et fournisseurs.

Activités et compétences de base

Activités

  • Accueillir une clientèle
  • Filtrer des appels téléphoniques
  • Organiser le planning d’un responsable, collaborateur
  • Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note…)
  • Traiter l’information (collecter, classer et mettre à jour)
  • Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
  • Réaliser la gestion administrative des contrats
  • Organiser des déplacements professionnels
  • Préparer et organiser des réunions
  • Saisir des documents numériques
  • Réaliser la gestion administrative du courrier

Compétences

  • Outils bureautiques maitrisés : Word, Excel, PowerPoint
  • Gestion administrative
  • Normes rédactionnelles
  • Sténographie
  • Méthode de classement et d’archivage
  • Modalités d’accueil
  • Techniques de prise de notes
  • Techniques de numérisation
  • Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)

Activités et compétences spécifiques

Activités

  • Suivre l’évolution d’un dossier professionnel
  • Construire un dossier professionnel
  • Concevoir un tableau de bord
  • Réaliser un suivi d’activité
  • Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
  • Archiver des documents de référence
  • Classer les documents, informations et fonds documentaires d’une activité
  • Organiser des actions de communication
  • Réaliser un suivi administratif du personnel
  • Organiser la logistique des recrutements et des formations
  • Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
  • Suivre les conditions d’exécution d’un contrat
  • Coordonner l’activité d’une équipe

Compétences

    • Veille informationnelle
    • Veille réglementaire
    • Organisation d’évènements
    • Droit du travail
    • Législation sociale
    • Gestion administrative du personnel
    • Avoir déjà utilisé TRELLO serait un atout

Informations générales relatives au recrutement

      • Composition du dossier : Lettre de motivation, CV et dernier diplôme à envoyer uniquement par mail à recruitment@unicom-sa.com
      • Délai de dépôt : 07/09/2019
      • Entretien d’embauche et présélection des 3 meilleur(e)s : 10/09/2019 à partir de 15h30
      • Formation aux procédures de l’entreprise du 11 au 13/09/2019 pour les 3 meilleur(e)s candidat(e)s
      • Tests pratiques du 16 au 20/09/2019 inclus

    Sélection du (de la) candidat(e) retenu(e) le 21/09/2019, les deux autres pouvant bénéficier de stages rémunérés sur d’autres postes internes à l’entreprise si des résultats satisfaisants ont été démontrés.